Manapság
egyre kevesebb hivatalos levél kerül postára, hiszen az elektronikus
kommunikáció elterjedésével sokan inkább e-mailben vagy más online eszközökön
keresztül küldik el üzeneteiket. Azonban még mindig vannak olyan helyzetek,
amikor szükség van egy hivatalos levélre, például ha hivatalos dokumentumokat
kell küldeni valakinek, vagy ha hivatalos ügy intézése történik. A hivatalos
levélnek szigorú formai követelményei vannak, amelyek betartása
elengedhetetlen a megfelelő hatás eléréséhez. Első lépésként célszerű megadni
a címzett nevét és címét, valamint a dátumot. Ezután következik a
megszólítás, ahol hölgyek esetén általában „Dear Madam” vagy
„Dear Mrs.” használható, míg urak esetén „Dear Sir” vagy
„Dear Mr.” ajánlott. A levél tartalma legyen közérthető és világos,
kerülve a túlzott hosszúságot és bonyolult mondatokat. Fontos emlékeztetni
arra, hogy a hivatalos levél hivatalos ügyek intézésére szolgál, ezért
kerülni kell az informális nyelvezet használatát. Végül ne feledkezzünk meg
az aláírásról és a kapcsolattartási információkról. Az aláírás után célszerű
feltüntetni az elküldött dokumentumok listáját (ha van ilyen), valamint egy
rövid köszönetnyilvánítást is beilleszteni. A hivatalos levél írása tehát nem
bonyolult folyamat, ha betartjuk az alapvető formai és tartalmi szabályokat.
Ezzel biztosíthatjuk, hogy üzenetünk hatékonyan jut el a címzetthez, és
megfelelően reagálnak rá.